Ryfylke får oversikt i arkivene

referanse arkivanalyse prekestolen

 «[…] et godt beslutningsgrunnlag for digitalisering og utvikling av en felles arkivstruktur». 

I en vurdering av kommunesammenslåing mellom Ryfylke-kommunene Strand, Hjelmeland, Sauda og Suldal, ble det behov for å kartlegge de tekniske papirarkivene. Målet var å fremskaffe et beslutningsgrunnlag for digitalisering av papirarkiv for teknisk sektor, samt en beskrivelse av fremtidig drift av arkivet. Arkivanalysen ble gjennomført i åtte forskjellige papirarkiv og tilsvarende arkivdeler i dagens Sak/Arkivsystem.

Noen av områdene som ble kartlagt:

  • Målsetting for kommunen(e)
  • Faktainnsamling om papirarkivene og sak/arkiv
  • Gevinster ved digitalisering
  • Budsjettering av et digitaliseringsprosjekt
  • Strategi for digitalisering
  • Tiltak for harmonisering mellom arkivene

 

Laila Fiskå Skjervik, kontakt i Ryfylkesamarbeidet, skriver:

Før beslutning om å gjennomføre kommunesammenslåing, valgte vi å gjennomføre en analyse av alle tekniske arkiver innenfor de fire aktuelle kommunene. Målet med arkivanalysen var å kartlegge kostnader ved å digitalisere papirarkivene, samt å få en kvalifisert modell for sammenstilling av fremtidig teknisk arkiv. Geomatikk IKT ble valgt som leverandør av arkivanalysen siden de har erfaring fra arkivdrift og har gjennomført arkivanalyser for flere kommuner tidligere.

Resultatet av arkivanalysen ga oss en rapport i to deler. En faktadel som beskriver status på arkivene og en del som beskriver tiltak for å oppnå mål for informasjonsforvaltning i kommunesamarbeidet. 

Kontakt Ryfylkesamarbeidet AS
Laila Fiskå Skjervik
Telefon : 51 74 30 07
epost : laila.skjervik@strand.kommune.no

 

Les mer om arkivanalyse her.