Skip to content

Arbeidshverdagen på Digitaliseringssenteret

I løpet av de siste 20 årene har mange millioner sider gått igjennom skannerne på vårt digitaliseringssenter. Mesteparten av disse sidene tilhører norske kommuner som har ønsket å digitalisere sine tekniske historiske papirarkiv. I tillegg ser vi at også private aktører i økende grad ønsker å få gjort sine fysiske dokumentarkiv digitalt tilgjengelige. Økt oppdragsmengde gjør at vi vokser stadig, og teller i dag 50 medarbeidere på Digitaliseringssenteret. Vi har tatt en prat med teamleder Hanna Sundli, for å høre litt om hennes arbeidshverdag. 

Kan du si litt om hvordan en vanlig arbeidsdag ser ut for deg?

Jeg er teamleder for et prosjekt. Dette betyr at jeg hovedsakelig jobber med kvalitetskontroll og veiledning for mine teammedlemmer. Arbeidsdagene kan være rutinepreget, men det er alltid nye utfordringer som gir mulighet til videreutvikling. Teamleder har ansvar for kvaliteten på sluttproduktet og jobber for å nå felles mål. Vi teamledere har også ansvar for etterspurt, dette er når kunden trenger saksdokumenter som er sendt hit til våre lokaler. Vi lokaliserer disse saksdokumentene i de fysiske arkivene og gjør dem digitalt tilgjengelig for kunden innen 24 timer. I realiteten tar det ofte mye mindre tid, og dokumentene kan ligge klare i det digitale arkivet innen av et par timer.

Kan du fortelle om noen av utfordringene du møter på i løpet av arbeidsdagen?

Utfordringen ligger i balansen mellom kvantitet og kvalitet, i forhold til fremdriftsplan og å holde det høye nivået på kvalitet som vi har. Noen arkiver er også mer uoversiktlig og krever en større innsats både på rydding og registrering slik at sluttproduktet blir så bra som mulig for kunden. På grunn av avdelingens vekst de siste årene er det også tid som går med på opplæring og oppfølging av nye ansatte. Vi bruker mye tid på dette fordi vi verdsetter våre medarbeidere og ønsker at sluttproduktet alltid skal holde vår høye standard.

Hva var det første prosjektet du jobbet med?

Det første prosjektet jeg jobbet med var digitaliseringen av Narvik kommune sine eiendomsarkiver. Jeg startet våren 2017 med dette, og prosjektet ble levert sommeren 2018. Da hadde vi digitalisert 130 hyllemeter for Narvik kommune og alt var klart i det digitale arkivet, braArkiv, etter sluttkontroll.

Hvilket prosjekt jobber du med nå?

Nå jobber jeg med eiendomsarkivene til Klepp kommune. Prosjektet er nå ferdig skannet, som betyr at vi er i sluttfasen av prosjektet og det som gjenstår er å kvalitetssikre det digitale arkivet. Når dette er gjort kan det fysiske arkivet sendes til IKA Rogaland for fjernlagring. Neste prosjekt jeg skal være en del av er Frogn kommune. De har sammen med kommunene Ås og Vestby valgt Geomatikk IKT som sin leverandør av digitalisering.

Vi håndterer alle arkiver, uansett type og format. Rullskanneren muliggjør skanning av større og lengre formater.

Hva er det beste med å jobbe på Digitaliseringssenteret?

Noe av det beste er det gode og åpne arbeidsmiljøet. Det er også store muligheter for å videreutvikle seg både gjennom kurs, fagsamlinger og arbeidsoppgaver. Det er fint å få tillit og mer ansvar på jobben. Jeg har også store muligheter til å styre min egen arbeidshverdag.

Kan du beskrive arbeidskulturen på arbeidsplassen din?

Arbeidskulturen er god. Jeg opplever at mine kollegaer er fleksible og respekterer hverandre. Vi er flinke til å utveksle erfaringer og hjelpe hverandre her på Digitaliseringssenteret.

Hvorfor er jobben du og dine kollegaer gjør så viktig?

Den er viktig for å bevare arkivene for ettertiden uten at de blir påvirket av slitasje. Det er også en viktig prosess for å gjøre arbeidshverdagen til saksbehandlere mer effektiv, i og med at alt blir tilgjengelig digitalt. Da er nødvendige dokumenter lettere å finne igjen og man opplever en mer effektiv hverdag. Ut fra et miljøperspektiv hjelper vi kommunene mot en papirfri hverdag.

Hva er dine beste tips for arkiveiere som skal i gang med et digitaliseringsprosjekt?

Det er viktig å bruke tid på å kartlegge dere behovene, samt tenke gjennom arkivstruktur og hvordan arkivet kan bli mest mulig søkbart og gjenfinnbart for saksbehandlere og andre som skal bruke det i etterkant av digitalisering.

Det er viktig å finne ut av antatt mengde, samt hvilken tilstand arkivene er i. Vi har god erfaring med rådgivende tjenester for kunder i denne prosessen. Erfaringsmessig blir resultatet bedre når kunden har gjort et grundig forarbeid før digitaliseringsprosessen.

Les mer om våre tjenester innen skanning og digitalisering.

Scroll To Top