Arkivanalyse

For å oppnå målet med et digitalt arkiv kan det være en fordel å kartlegge dagens arkivlandskap. En arkivanalyse gir deg kjennskap til volum og tilstand, både i papirarkivet og i de elektroniske kildene. Dette for å redusere økonomisk risiko, samt øke gevinsten ved gjenbruk av informasjonen i arkivet.

Arkivanalyse

Vi i Geomatikk IKT har årelang erfaring med digitalisering av arkiv, og har dermed opparbeidet oss solid kunnskap om viktige suksesskriterier i forbindelse med et digitaliseringsprosjekt. Arkivanalyse er en rådgivningstjeneste vi tilbyr både før digitalisering av papirarkivet, og ved sammenslåing av digitale arkiv/arkivdeler eller andre endringer i organisasjonens arkiv. Formålet er å definere riktige oppgaver og tiltak, basert på kunnskap om nåsituasjonen og mål for fremtidig bruk av arkivene.

En arkivanalyse vil som oftest kunne gjennomføres under nasjonal terskelverdi for offentlig anskaffelser.

En arkivanalyse kan deles inn i fire deler

  • Kartlegging av nåsituasjonen - fremskaffe fakta om arkivene
  • Definere mål for arkivet - vi finner målbildet og visjonen for et ferdig digitalt arkiv
  • Definere oppgaver for å komme fra nåsituasjon til ønsket situasjon
  • Presentasjon av resultatet i rapportform

Sluttrapport kan typisk bestå av følgende

  • Visjon for arkivet
  • Konkret arkivvolum samt beskrivelse av arkivene
  • Forslag til ny oppbygging av arkivene
  • Foreslåtte oppgaver fra nåsituasjon til ønsket situasjon
  • Antatt budsjettpris digitalisering
  • Ressursbehov i organisasjonen ifm. et prosjekt
  • Hvordan ajourholde arkivene etter endt digitaliseringsprosess

I en arkivanalyse kartlegger vi nåsituasjonen, definerer mål og ønsket situasjon, og planlegger oppgaver sammen med dere for at dere skal nå de mål som settes for arkivet. Vi overfører vår kompetanse og gir anbefalinger basert på erfaring fra hvordan andre arkiveiere har organisert sine arkiver. Resultatet av arkivanalysen leveres i rapportform. 

Vil du vite mer?

Runar Walderhaug

Kontakt:

Runar Walderhaug
Rådgiver arkiv og digitalisering
+47 906 41 188
Runar.Walderhaug@geomatikk-ikt.no

Artikler om arkivanalyse

Arkivanalyse med Runar Walderhaug

Runar forklarer arkivanalyse!

5. mai 2020

I videoen under forklarer vår rådgiver Runar Walderhaug hvordan vi ved hjelp…

Les mer
Arkivanalyse i Ski og Oppegård kommuner

Arkivanalyse i Ski og Oppegård!

8. mai 2019

Kommunene Ski og Oppegård skal slå seg sammen og blir i 2020…

Les mer

Øvre Eiker kartlegger arkivene

4. desember 2017

Foto: Svein Roger Reberg.   Øvre Eiker kommune har valgt å gjennomføre…

Les mer