Rydde // For orden i systemet

Å finne frem i arkivene skal være en enkel og ukomplisert sak. Den ideelle situasjonen er derfor et arkiv der alt materialet er samlet og søkbart med samme nøkkelinformasjon. Vårt mål med å rydde er å normalisere arkivet slik at man oppnår en enhetlig struktur og merking - som muliggjør å finne alt i ett søk.

Kvalitetsheving av arkivene

Etter å ha skannet og samlet alle dokumentene, starter ryddeprosessen. Når vi sier rydde mener vi å bli kjent med alle ulike strukturer og benevninger som er brukt på en og samme dokumenttype i forskjellige arkiv, for deretter å kunne gi like dokumenter en felles struktur og benevning. Dette kan fremstå som en relativt tung og uoverkommelig oppgave, men ved hjelp av solid erfaring og maskinlæringsteknologi har vi automatisert arbeidet med å rydde og kvalitetsheve arkivmaterialet.

Effektiv rydding med maskinlæring

Mange arkiveiere opplever i dag utfordringer med gjenfinning av arkivinformasjon, og bruker mye tid på å søke og fremskaffe etterspurte dokumenter i saksbehandling og dialog med publikum.

Årsaken er gjerne at det er mange forskjellige personer som utfører arkivering, og at det gror frem kulturer for arkivering som endres over tid.

I lang tid har dette vært det som har hindret sammenstilling av arkiver. Å sette sammen to arkivdeler som i utgangspunktet inneholder samme type dokumenter, men som har forskjellig inndeling og forskjellig metadata, vil bare medføre en forverret situasjon i forhold til søkbarhet

Med bruk av teknologi som er tilgjengelig i dag, kan dette nå løses. Ved hjelp av maskinlæringsmodeller kan vi automatisk identifisere bilder, tekst og sensitiv informasjon i dokumenter. Slik kan vi også effektivt navngi og kategorisere dokumentene, samt slette blanke sider. Alt sorteres etter hva som naturlig hører sammen, med felles metainformasjon og kategorisering.

Frigjøring av ressurser

Denne sorteringen gir en verdiøkning og kvalitetsheving av arkivet som legger til rette for sammenstilling av ulike arkiver og arkivdeler. På denne måten frigjøres ressurser til å gi bedre service, i stedet for å bruke tid på å lete etter dokumenter.

Ny teknologi

Med rådgivning og ny teknologi bistår vi med å redusere antall arkivkilder ved å sammenstille arkiver som naturlig hører sammen

Enhetlig arkivstruktur

Ved å kategorisere og rekategorisere dokumenter fra gamle arkivbaser sikrer vi en enhetlig struktur og merking av materialet, uavhengig av opprinnelig kilde

Enklere gjennfinning

Vi tilrettelegger for effektiv bevaring og enklere gjennfinning og tilgjengeliggjøring av datamaterialet for fremtiden


Kontaktperson
Runar Walderhaug
Rådgiver arkiv og digitalisering
+47 906 41 188
E-post

Vil du rydde i dine arkiver? Kontakt oss

Kontakt Runar, eller send oss din kontaktinformasjon under.

Kontakt tjenester

SAMLE // ALT PÅ ETT STED

SAMLE // ALT PÅ ETT STED

Når vi digitaliserer et arkiv starter vi alltid med å samle alle dokumenter. Disse kan være fysiske papirer som brev, tegninger, bilder og søknader. Eller det kan være digitale dokumenter som e-post, filer på server, i skyen eller på egen PC, eller dokumenter i ulike fagsystemer.

RYDDE // FOR ORDEN I SYSTEMET

RYDDE // FOR ORDEN I SYSTEMET

Etter å ha samlet alle dokumentene, starter ryddeprosessen. Ved hjelp av maskinlæringsteknologi har vi automatisert arbeidet med å kategorisere og strukturere dokumenter, samt identifisere sensitiv informasjon. Denne sorteringen gir en verdiøkning av arkivet og frigjør ressurser til andre ting enn å lete etter dokumenter.

FINNE // ALT I ETT SØK

FINNE // ALT I ETT SØK

Når vi har samlet og ryddet, finner du alt på ett sted i vårt digitale arkiv braArkiv - alt i ett søk. Enten det opprinnelig lå i et historisk papirarkiv, digitalt sakssystem, på filserveren eller i en gammel e-post får du rask tilgang til dokumentet.

DELE // ENKELT MED PUBLIKUM

DELE // ENKELT MED PUBLIKUM

Gjennom vår selvbetjeningsløsning får de som trenger det tilgang til arkivet. Det kan være næringsliv eller innbyggere, alt etter hvem du ønsker å dele med.