Samle // Alt på ett sted

Når vi digitaliserer et arkiv starter vi alltid med å samle alle dokumenter, dette være seg fysiske papirer eller allerede digitalt arkivmateriale

Samle alt på ett sted, i samme arkivkjerne, ved hjelp av fire steg:

Alt på ett sted

Når vi sier samle mener vi at vi må kjenne til alle arkivdeler som er aktuelle, og vurdere om noen av arkivene kan settes sammen, for å oppnå færre arkiv. Ved å samle de fysiske og digitale dokumentene på ett sted reduserer vi antall arkivkilder og gjør det mulig å søke på ett sted, på tvers av opprinnelig kilde og system. De aller fleste kjenner godt til hvilke arkiv dette kan gjelde for deres organisasjon. Start med å lage en oversikt over arkivlandskapet slik det er i dag.

Enklere tilgjengeliggjøring

Det finnes mange fordeler ved å gjøre informasjon i arkivene lettere tilgjengelig, både internt og eksternt. Dersom du har flere typer arkiv er det ideelt at all informasjon samles og gjøres søkbar. Arkivene kan bestå av fysiske papirer som brev, tegninger, bilder og søknader. Eller det kan være digitale dokumenter som e-post, filer på server, i skyen eller på egen PC, eller dokumenter i ulike fagsystemer.

Kartlegging og rådgivning

Vi anbefaler ofte å gjennomføre en analyse av arkivene før man setter i gang digitaliseringsprosessen. Dette for å avdekke hva arkivlandskapet består av, og hvilke deler som med fordel kan digitaliseres og hvordan for å nå målet om økt effektivitet og selvbetjening.

Flere typer arkiv

De fysiske dokumentene henter vi med bil og skanner i Trondheim, før de transporteres trygt tilbake til arkiveier eller ønsket depot for bevaring. De digitale dokumentene samler vi for å redusere antall arkivkilder og gjøre det mulig å søke på tvers av dokumenttype.


Runar Walderhaug
Rådgiver arkiv og digitalisering
+47 906 41 188
E-post

Vil du samle dine arkiver? Kontakt oss

Kontakt Runar, eller send oss din kontaktinformasjon under.

Kontakt tjenester

IKT Agder samler arkivene og flytter i skya!

7. mai 2020

IKT Agder IKS samler skannede papirarkiver og historiske digitale sakarkivbaser i braArkiv.…

Les mer

Samle historiske baser i braArkiv

4. mai 2020

Ved å samle all historisk data på ett sted, både skannet papirarkiv…

Les mer

Kongsvinger kommune samler og rydder arkivene

22. januar 2020

17. januar hadde vi oppstartsmøte med representanter fra Kongsvinger kommune. De hadde…

Les mer
Arkiveksperten Runar

La oss samle og rydde, slik at du kan finne og dele arkivet!

3. mai 2019

Hva skal til for å samle og rydde arkivene, slik at dere…

Les mer

SAMLE // ALT PÅ ETT STED

SAMLE // ALT PÅ ETT STED

Når vi digitaliserer et arkiv starter vi alltid med å samle alle dokumenter. Disse kan være fysiske papirer som brev, tegninger, bilder og søknader. Eller det kan være digitale dokumenter som e-post, filer på server, i skyen eller på egen PC, eller dokumenter i ulike fagsystemer.

RYDDE // FOR ORDEN I SYSTEMET

RYDDE // FOR ORDEN I SYSTEMET

Etter å ha samlet alle dokumentene, starter ryddeprosessen. Ved hjelp av maskinlæringsteknologi har vi automatisert arbeidet med å kategorisere og strukturere dokumenter, samt identifisere sensitiv informasjon. Denne sorteringen gir en verdiøkning av arkivet og frigjør ressurser til andre ting enn å lete etter dokumenter.

FINNE // ALT I ETT SØK

FINNE // ALT I ETT SØK

Når vi har samlet og ryddet, finner du alt på ett sted i vårt digitale arkiv braArkiv - alt i ett søk. Enten det opprinnelig lå i et historisk papirarkiv, digitalt sakssystem, på filserveren eller i en gammel e-post får du rask tilgang til dokumentet.

DELE // ENKELT MED PUBLIKUM

DELE // ENKELT MED PUBLIKUM

Gjennom vår selvbetjeningsløsning får de som trenger det tilgang til arkivet. Det kan være næringsliv eller innbyggere, alt etter hvem du ønsker å dele med.