Samle // Alt på ett sted
Når vi digitaliserer et arkiv starter vi alltid med å samle alle dokumenter, dette være seg fysiske papirer eller allerede digitalt arkivmateriale
Samle alt på ett sted, i samme arkivkjerne, ved hjelp av fire steg:
Alt på ett sted
Når vi sier Samle mener vi at vi må kjenne til alle arkivdeler som er aktuelle, og vurdere om noen av arkivene kan settes sammen, for å oppnå færre arkiv. Ved å samle de fysiske og digitale dokumentene på ett sted reduserer vi antall arkivkilder og gjør det mulig å søke på ett sted, på tvers av opprinnelig kilde og system. De aller fleste kjenner godt til hvilke arkiv dette kan gjelde for deres organisasjon. Start med å lage en oversikt over arkivlandskapet slik det er i dag.
Enklere tilgjengeliggjøring
Det finnes mange fordeler ved å gjøre informasjon i arkivene lettere tilgjengelig, både internt og eksternt. Dersom du har flere typer arkiv er det ideelt at all informasjon samles og gjøres søkbar. Arkivene kan bestå av fysiske papirer som brev, tegninger, bilder og søknader. Eller det kan være digitale dokumenter som e-post, filer på server, i skyen eller på egen PC, eller dokumenter i ulike fagsystemer.
Kartlegging og rådgivning
Vi anbefaler ofte å gjennomføre en analyse av arkivene før man setter i gang digitaliseringsprosessen. Dette for å avdekke hva arkivlandskapet består av, og hvilke deler som med fordel kan digitaliseres og hvordan for å nå målet om økt effektivitet og selvbetjening.
Flere typer arkiv
De fysiske dokumentene henter vi med bil og skanner i Trondheim, før de transporteres trygt tilbake til arkiveier eller ønsket depot for bevaring. De digitale dokumentene samler vi for å redusere antall arkivkilder og gjøre det mulig å søke på tvers av dokumenttype.
Runar Walderhaug
Rådgiver arkiv og digitalisering
+47 906 41 188
E-post
Vil du samle dine arkiver? Kontakt oss
Kontakt Runar, eller send oss din kontaktinformasjon under.
SAMLE // ALT PÅ ETT STED
SAMLE // ALT PÅ ETT STED
Når vi digitaliserer et arkiv starter vi alltid med å samle alle dokumenter. Disse kan være fysiske papirer som brev, tegninger, bilder og søknader. Eller det kan være digitale dokumenter som e-post, filer på server, i skyen eller på egen PC, eller dokumenter i ulike fagsystemer.
RYDDE // FOR ORDEN I SYSTEMET
RYDDE // FOR ORDEN I SYSTEMET
Etter å ha samlet alle dokumentene, starter ryddeprosessen. Ved hjelp av maskinlæringsteknologi har vi automatisert arbeidet med å kategorisere og strukturere dokumenter, samt identifisere sensitiv informasjon. Denne sorteringen gir en verdiøkning av arkivet og frigjør ressurser til andre ting enn å lete etter dokumenter.
FINNE // ALT I ETT SØK
FINNE // ALT I ETT SØK
Når vi har samlet og ryddet, finner du alt på ett sted i vårt digitale arkiv braArkiv - alt i ett søk. Enten det opprinnelig lå i et historisk papirarkiv, digitalt sakssystem, på filserveren eller i en gammel e-post får du rask tilgang til dokumentet.
DELE // ENKELT MED PUBLIKUM
DELE // ENKELT MED PUBLIKUM
Gjennom vår selvbetjeningsløsning får de som trenger det tilgang til arkivet. Det kan være næringsliv eller innbyggere, alt etter hvem du ønsker å dele med.