Samle // Alt på ett sted

Når vi sier samle mener vi at vi må kjenne til alle arkivkildene som er aktuelle, og vurdere om noen av arkivene kan settes sammen, for å oppnå færre arkiv. Ved å samle de fysiske og digitale dokumentene på ett sted reduserer vi antall arkivkilder og gjør det mulig å søke på ett sted, på tvers av opprinnelig kilde og system. Ett sted og søke, ett sted å integrere. De aller fleste kjenner godt til hvilke arkiv dette kan gjelde for deres organisasjon. Start med å lage en oversikt over arkivlandskapet slik det er i dag.

Enklere tilgjengeliggjøring

Det finnes mange fordeler ved å gjøre informasjon i arkivene lettere tilgjengelig, både internt og eksternt. Dersom du har flere typer arkiv er det ideelt at all informasjon samles og gjøres søkbar. Arkivene kan bestå av fysiske papirer som brev, tegninger, bilder og søknader. Eller det kan være digitale dokumenter som e-post, filer på server, i skyen eller på egen PC, eller dokumenter i ulike fagsystemer og sakarkivsystemer.

Kartlegging og rådgivning

Vi anbefaler ofte å gjennomføre en analyse av arkivene før man setter i gang digitaliseringsprosessen. Dette for å avdekke hva arkivlandskapet består av, og hvilke deler som med fordel kan digitaliseres og hvordan for å nå målet om økt effektivitet og selvbetjening.

Flere typer arkiv

De fysiske dokumentene henter vi med bil og skanner i Trondheim, før de transporteres trygt tilbake til arkiveier eller ønsket depot for bevaring. De digitale dokumentene samler vi for å redusere antall arkivkilder og gjøre det mulig å søke på tvers av arkivkilde og dokumenttype.