9 gevinster ved å digitalisere papirarkivet

Opplever du og dine kolleger at saksbehandling og betjening av publikum tar unødvendig mye tid? Dersom dere bruker mye tid på å lete etter dokumenter i papirarkivet, foreslår vi at dere bør vurdere å gjøre det samme som over 130 andre norske kommuner har gjort før dere; å digitalisere papirarkivet.

Myndighetenes fokus på digitalisering som et middel for enklere forvaltning av kommunenes egen informasjon, har ført til en stigende etterspørsel etter digitalisering av offentlige dokumenter. Behovet for enklere tilgang til arkivene, samt motivet for å gjennomføre endringer, har blitt forsterket igjennom den forestående kommunesammenslåingen som mange kommuner er berørt av.

Videre vil det i årene som kommer legges til rette for økt bruk av skjemaløsninger, eksempelvis ved byggesøknader. For optimal kvalitet og behandlingstid kreves det i større grad tilgang til digitale dokumenter som skal følge søknaden.

Ved å digitalisere de delene av det kommunale papirarkivet som i en viss frekvens etterspørres av publikum, vil kommunens ansatte og saksbehandlere kunne frigjøre tid til mer sentrale arbeidsoppgaver. Det å gjøre arkivene digitalt tilgjengelige, og dermed tilgjengelig for alle ansatte til enhver tid, kan også bidra til at man kan treffe raskere og bedre beslutninger i den offentlige saksbehandlingen.

DIFIs prinsipp digitalt førstevalg innebærer at forvaltningen skal være tilgjengelig på nett så langt det er mulig, og at forvaltningens kommunikasjon med brukerne som hovedregel skal skje gjennom nettbaserte tjenester. Å digitalisere det etterspurte arkivet vil være et første og helt nødvendig steg mot mer selvbetjening og digital kommunikasjon.

Gjennom 20 år med skanning av kommunale papirarkiver har vi sett hva kommunene oppnår ved å gjøre arkivene digitalt tilgjengelige. Under trekker vi frem 9 viktige gevinster ved å digitalisere papirarkivet:

#1 Tidsbesparelse. Basert på flere år med analyser og digitalisering av kommunale arkiver, har vi erfart at kommuner normalt bruker et sted mellom 100 – 300 dagsverk per år på å lete etter dokumenter i det fysiske arkivet. Det fysiske arkivet består hos mange kommuner også av  mindre lokale arkiver rundt omkring på saksbehandleres kontorer og pulter. Vi anslår at en henvendelse som det i dag brukes 15 – 30 minutter på, vil kunne håndteres i løpet av 3 minutter med et digitalt søkbart og riktig organisert digitalt arkiv, hvor alle dokumenter er tilgjengelig for alle ansatte til enhver tid.

#2 Effektivisering gjennom lettere og bedre oversikt. Med relevant bruk av metadata og dokumentkategorier, samt en arkivstruktur som er felles for alle saksdokumenter, kan man effektivt søke etter nødvendige dokumenter, og være trygg på at aktuelle dokumenter er funnet.

#3 Økt servicegrad til interne og eksterne gir økt oppfattelse av kommunen som en profesjonell aktør.

#4 Mer effektiv levering av eiendomsinformasjon. Digitalisering av eiendomsarkiver bidrar til at leveransen til meglere og andre eksterne aktører kan gjøres betydelig enklere enn ved oppslag og kopiering fra dagens papirarkiv.

#5 Tilrettelegging for økt grad av selvbetjening ved eventuell etablering av selvbetjenings- og innsynsportaler for publikum etter digitalisering.

#6 Frigivelse av arkivarealer som kan omdisponeres ved deponering til fjernarkiv.

#7 Potensiell reduksjon av antall utskrifter og kopier som følge av at saksbehandlere får digital tilgang til informasjon og dokumenter.

#8 Ryddige arkiver som enklere kan tilpasses samdrift med nabokommuner, ref. kommunereformen.

#9 Økt sikkerhet mot brann, innbrudd og at dokumenter blir fjernet/forsvinner.


En viktig forutsetning for å kunne utnytte disse mulighetene for økt effektivisering og produktivitet, er en befolkning og et publikum som er vant til å bruke digitale løsninger (Fjørtoft, 2017).

Så hvordan ligger det an med den norske befolkningen på dette punktet?

Ifølge en felles europeisk undersøkelse, utført av Statistisk Sentralbyrå i samarbeid med andre europeiske statistikkbyrå, er norske innbyggere i en særstilling i europeisk sammenheng når det gjelder digitale ferdigheter og bruk av digitale verktøy. Videre viser undersøkelsen at gapet mellom yngre og eldre nordmenn sin bruk av internett er redusert.

På bakgrunn av dette er det nok ingen overdrivelse å hevde at publikum vil forvente og enkelt kunne løse stadig flere av sine daglige problemer og behov ved hjelp av digitale verktøy og løsninger. En del av disse problemene og behovene manifesterer seg nettopp gjennom publikums relasjon til det offentlige, og mer spesifikt kommunen de bor i.

En digitalisering av forvaltningen vil kunne ha et betydelig innsparingspotensial når ressurser kan frigjøres og omdisponeres, i tillegg til at det vil stå i stil med publikums forventninger i en stadig mer digital hverdag.

I en presentasjon av den nevnte europeiske undersøkelsen konkluderer DIFI med at norske innbyggere i svært stor grad er klare for den digitale hverdagen, og at det er opp til offentlig sektor og sammen skape gode tjenester og tilbud til brukerne. Så, hva venter dere på?

Husk at det også er fullt mulig å digitalisere andre arkivformater, enn papirarkivet. Eksempelvis kan arkivmateriale lagret på microfilm/-fiche, lysbilder og negativer skannes og tilgjengeliggjøres i samme digitale arkivløsning som papirarkivet. Dermed vil kommunen på en effektiv måte kunne gjenfinne alt arkivert materiale på samme sted, uansett format. 

Dersom du ønsker å lese mer om hvordan vi kan bistå dere i å digitalisere papirarkivet, samt andre formater, kan du klikke deg inn
 her.

 


Skrevet av
Ida Regine Hvidsten
Markedskoordinator

 

Referanser:

Direktoratet for forvaltning og ikt (2017). Nordmenn har gode digitale ferdigheiter! Hentet fra: https://www.difi.no/artikkel/2017/10/nordmenn-har-gode-digitale-ferdigheiter

Direktoratet for forvaltning og ikt (u.d.). Digitalt førstevalg. Hentet fra: https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalt-forstevalg 

Fjørtoft, T. O (2017). Norge i Europatoppen på digitale ferdigheter. Hentet fra: https://www.ssb.no/teknologi-og-innovasjon/artikler-og-publikasjoner/norge-i-europatoppen-pa-digitale-ferdigheter

 

 

Forslag til andre bloggartikler som kan være av interesse:

Er dere inne på tanken om å digitalisere dokumentarkivet, men vet ikke helt hvor dere skal begynne? Les vår artikkel med våre seks beste tips til kommuner som står foran en digitaliseringsprosess her.

 

Ønsker du å motta varsel når vi publiserer nye faglige artikler? Abonnér på våre bloggartikler her.