Digitalt arkiv? Tenk helhetlig i anbudsprosessen!

Offentlige anbudsprosesser

I en anbudsforespørsel for digitalisering og sammenstilling av offentlige arkiver må målet for arkivet være ledende for hvilke krav som stilles i anbudsforespørselen. Er målet for deres arkiv klart og tydelig?

Et viktig fundament i enhver anbudsprosess er helhetlig tenkning, og at man evner å se sammenhenger og sette langsiktige målsettinger. Tidligere har vi skrevet en artikkel med sjekkliste og hjelpemidler for hvordan komme i gang med anbudsprosessen, hvor du kan finne tips, hjelpemidler og styringsverktøy for å komme i gang med selve prosessen. I denne artikkelen tar vi en nærmere titt på viktigheten av å tenke helhetlig gjennom hele anbudsprosessen samt under utforming av kravspesifikasjonen, her med fokus på digitaliseringsprosjekter for offentlige arkiver.

Digitalisering av arkiv er mer enn bare skanning av papirarkivet

Når man tidligere har gått i gang med planleggingen av et digitaliseringsprosjekt har det vært vanlig å legge hovedfokuset på selve skanningen. Her ser vi nå at det har begynt å skje et skifte, og da spesielt blant våre kommunekunder. Hos mange utgjør skanningen nå en mindre del av prosjektet, noe som kan være logisk i og med at skanningen er den delen av prosjektet som er midlertidig.

For hvorfor digitaliserer vi arkivet egentlig? Jo, for livet etterpå. Data som digitaliseres skal gjøres søkbare og brukes i mange år i etterkant av skanningen. Søkbarheten blir til ved å rydde og registrere arkivmaterialet i forkant av skanningen slik at arkivet i ettertid kan benyttes via innsynsløsninger for ansatte og publikum. Brukervennlighet og funksjonalitet i disse innsynsløsningene er viktig for å sikre at man får tilbudt langsiktige og helhetlige løsninger på digitaliseringsprosjektet, som også kan være innovative og tilpasningsdyktige. Eksempelvis stilles det oftere krav til at løsningene må framstå som enhetlig slik at man ikke behøver å søke på tvers av systemer, tilrettelegging for integrasjoner, synkronisering av produksjonsbaser samt muligheter for tilpassede oppsett.

Selv om skanningen nå ofte utgjør en mindre del av prosjektet og kravspesifikasjonen, skal man ikke glemme at kvaliteten på skanningsjobben vil ha mye å si for veien videre. Her er det derfor viktig at man stiller krav til kvalitet i den tilbudte løsningen, og har fokus på hvordan man ønsker at det ferdig digitaliserte materialet skal sammenstilles og anvendes. Vi ser en økende trend i krav om enhetlig merking og struktur, og gjerne ved bruk av maskinlæring for god og effektiv tolkning av det digitale materialet. I tillegg ser vi at faktorer som personvern, behandling av arkivet og forståelse av innholdet også kommer mer og mer til sin rett i kravspesifikasjonene. Dette kan eksempelvis være i form av krav som sier at tilbyder må beherske norsk som dokumenter og kategorisering er basert på, eller at tilbyder må befinne seg i Norge.

Tenk helhetlig om arkivet – hva er målet med digitaliseringen?

Det viktigste og mest grunnleggende for å oppnå en helhetlig løsning er at man evner å se hele arkivet under ett. Dette betyr at man også bør tenke på hvilke andre arkiver man har, og om disse med fordel kan sammenstille med det skannede papirarkivet.

Hovedmålet med digitalisering bør være at ett felles søk i arkivet skal kunne gi treff i ulike kilder samtidig, for eksempel både i historisk arkiv og i produksjonsarkiv i sakssystemet.

I et digitaliseringsprosjekt kan historiske baser hentes ut og kopieres over til samme grensesnitt som det skannede papirarkivet. Da har man også mulighet til å legge på mer metadata og kategorier, og dermed oppnå en enhetlig struktur i arkivmaterialet. I tillegg kan det også være fornuftig å tenke på produksjonsbasene i sakssystemet, og hvordan data fra disse kan overføres og sammenstilles med øvrige data. Slik kan man oppnå et komplett heldigitalt arkiv med alt i samme grensesnitt – ett sted å søke, ett sted å integrere.

Å stille gode krav til markedet

Utforming av kravspesifikasjonen i et digitaliseringsprosjekt kan være en krevende oppgave. Det er derfor ikke uvanlig at oppdragsgivere henter inspirasjon fra hverandre og ser til hvordan anbud og kravspesifikasjon er utformet. Spesielt kommunene, som lett kan kjenne seg igjen i de samme problemstillingene og utfordringene, vil kunne gjenbruke mye av det samme som de som allerede har vært gjennom et digitaliseringsprosjekt.

Utfordringen med dette kan imidlertid være at man, uten å vite det, tar på seg skylapper for hvilke teknologiske framskritt og nyvinninger som har skjedd den siste tiden, og som man potensielt kunne dratt nytte av i forbindelse med prosjektet. Som vi alle vet er den teknologiske verdenen stadig i forandring og leverandørmarkedet jobber kontinuerlig for å finne nye og effektive løsninger. I dette markedet ser vi nemlig ofte at løsningene kommer før etterspørselen.

For å sikre at man ender opp med en helhetlig løsning som bidrar til mest mulig effektivitet hos deg som oppdragsgiver, er det derfor viktig at man undersøker hva markedet har å tilby, noe som også vil kunne føre til kostnadsbesparelser i det lange løp. Jo bedre research man gjør i forkant, desto bedre krav vil man kunne utforme.

Kvalitet, oppdragsforståelse og pris

Når vi snakker om kvalitet og oppdragsforståelse opp imot pris og kostnader, er det ingen hemmelighet at det er lurt å tenke langsiktig. Et prosjekt som sikrer gjennomgående kvalitet og tidsbesparelser over tid vil også sikre kostnadsbesparelse over tid. Helheten og sammenhengen med andre systemer må også hensyntas. Mange kommuner vektlegger for eksempel sømløshet i forbindelse med nasjonale felleskomponenter som MinSide, og eByggeSak. Når vi har sømløse og effektive løsninger blir det også mindre rom for feil i organisasjonen, noe som igjen er mer tidseffektivt og dermed kostnadsbesparende.

Vi ser altså at det dannes mer og mer bevissthet rundt at leveransen skal gi en langsiktig gevinst, og at kvaliteten i sluttresultatet vektlegges i større grad. Det kan argumenteres for at det ikke bare er prisen på selve oppdraget som spiller en rolle for organisasjonen, men at også kostnadsbesparelsene man oppnår mange år fram i tid ved å tenke helhetlig fra start har en betydelig innvirkning.

Å sette tydelige retningslinjer i konkurransegrunnlaget for hvilke deler av leveransen som skal prises og ikke, i tillegg til å utforme tydelige og spesifikke krav kan også være et godt hjelpemiddel. Vær tydelig på at alle SKAL-krav skal være priset, slik at man unngår å betale ekstra senere. Dersom du også ønsker pris på en ytelse som det ikke er sikkert at vil bli bestilt ved kontraktsinngåelse, kan du legge inn opsjoner på dette. Da sikrer du at alle leverandører priser tilbudene på riktig grunnlag og dette vil i tillegg gjøre det lettere å følge likebehandlingsprinsippet, som er det mest grunnleggende av alle hensyn i offentlige anskaffelser.

Tenk stort

Til slutt vil vi understreke viktigheten av å tenke større, snakke på tvers av avdelinger og organisasjoner, og utforske innovasjon og ny teknologi. Larvik kommune var en av de første som i 2018 banet vei og samlet all eiendomsinformasjon i ett søk, senere kom Kongsvinger kommune på banen med anbudsforespørsel om det samme, og vi ser at flere følger på. Dagens marked kan allerede nå tilby samling av skannet materiale, historiske digitale baser samt overføring fra produksjonsbaser, alt dette i ett og samme grensesnitt som effektiviserer tilgang for saksbehandlere og publikum.

Vi gleder oss til å se hva fremtidens marked har å by på!

 

Skrevet av
Stine Ophaug Johansen
Markedskonsulent