Et komplett digitalt eiendomsarkiv for Sør-Odal kommune

Laptop data storage. Filing cabinet on a computer screen.

Denne uken har vi signert kontrakt med Sør-Odal kommune om digitalt eiendomsarkiv.

Høsten 2020 gikk Sør-Odal kommune ut på anbud med et ønske om å digitalisere eiendomsarkivet, også kalt Gårds- og bruksarkivet. Dette består av ulike papirarkiv fordelt på ulike saksområder. Anskaffelsen omhandlet også en ny arbeidsflate/innsynsverktøy for hele det digitale eiendomsarkivet, både for ansatte og publikum. I tillegg ønsket kommunen integrering mot andre løsninger og tjenester, slik som MinSide, sakssystemer og eksterne e-byggesøktjenester og formidling av eiendomsinformasjon.

Vi i Geomatikk IKT vil bistå med å samle alle kommunens fysiske og digitale arkivkilder i en felles arbeidsflate for saksbehandlere, samt tilgjengeliggjøre dette i en egen innsynsløsning for publikum. For å oppnå dette skal det etableres et komplett eiendomsarkiv, som legger til rette for alt i ett søk, i ett grensesnitt.

Import og synkronisering av digitale arkivbaser – felles arkivstruktur

En forutsetning for at Sør-Odal kommune skal oppnå ett enhetlig digitalt eiendomsarkiv er at alle kommunens dokumenter kategoriseres på en ensartet måte og må kunne søkes opp i ett Gbnr-søk, uavhengig av opprinnelig kilde. For å få til dette må følgende arkivkilder samles og ryddes:

  • Papirarkiv
  • Historiske baser Acos WebSak
  • Periodisert produksjonsarkiv Acos WebSak
  • Produksjonsarkiv Acos WebSak

I dette ligger skanning av papirarkiv, import av historiske baser og synkronisering/overføring fra produksjonsarkiver, med enhetlig kategorisering og struktur i henhold til ArkivLett-standarden. All eiendomsinformasjon samles i vår digitale arkivløsning braArkiv. Digitalt skapte dokumenter fra eksisterende arkivbaser vil ved hjelp av maskinlæring bli automatisk rekategorisert etter samme prinsipper som papirarkivet, slik at braArkiv blir et komplett enhetlig eiendomsarkiv for kommunen.

braArkiv – ett komplett eiendomsarkiv

Ved å tilby ett grensesnitt for søk uavhengig av opprinnelig kilde, forenkles saksbehandlernes arbeidshverdag og betjening av publikum i Sør-Odal kommune effektiviseres. Brukeren vil ikke lenger måtte søke i flere verktøy for å få totaloversikt i eiendomsarkivet.

Etter endt skanning, import og synkronisering av produksjonsbaser vil saksbehandlere i kommunen kunne få opp all informasjon som tilhører en eiendom i ett søk, kun ved å søke på gårds- og bruksnummer i braArkiv. Publikumsløsningen doctorg speiler innholdet i braArkiv der vi sammen med kommunen vil konfigurere hva som skal være synlig og tilgjengelig for publikum.

For ytterligere effektivisering og sømløs interaksjon med eiendomsarkivet vil det etableres nødvendige integrasjoner mot MinSide, e-byggesøktjenester og tjenester for salg av eiendomsinformasjon i kommunen.

Vi takker Sør-Odal kommune for oppdraget som er planlagt ferdigstilt innen utgangen av året, og ser frem til samarbeidet i tiden fremover!

 

 

Geir Harbak
Rådgiver og løsningseier, arkiv og digitalisering
geir.harbak@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 918 58 480