Enklere tilgang til arkivmateriale med alt i ett søk

Har din kommune eller virksomhet et ønske om å enklere kunne finne alle etterspurte dokumenter som i dag befinner seg i forskjellige arkiv? Er det et mål at arkivene skal kunne gjenfinnes i en felles søkeplattform, alt i ett søk?

En organisasjon kan i dag bruke lang tid på å samle sammen dokumenter som etterspørres, fordi de befinner seg i ulike arkiver, og har i tillegg ulik benevning. Det å skulle finne alle aktuelle dokumenter i en forespørsel gjøres ofte i manuelle og tidkrevende arbeidsprosesser. Saksbehandlere, politikere og innbyggere trenger enklere måter å gjenfinne informasjon på, og det stilles krav til økt selvbetjening. Ulike søknads- og selvbetjeningsløsninger setter imidlertid krav til et godt datagrunnlag for å kunne få presentert riktige dokumenter i et søk.

Norske kommuner og øvrige virksomheter sitter i dag med flere ulike arkivbaser som inneholder data med ulike strukturer, merking og benevning. Dette vanskeliggjør gjenfinning på tvers av de ulike kildene og krever ofte arkivkompetanse for å kunne finne frem til riktige dokumenter.

For å oppnå det store målet om økt effektivisering og selvbetjening i forvaltningen, trenger vi å samle og rydde, for å enklere kunne finne og dele etterspurt informasjon.

Vi i Geomatikk IKT har utviklet en metode som kan fjerne manuelle og tidkrevende søk etter dokumenter, uavhengig av hvor dokumentene tidligere er arkivert. Ved hjelp av en trappetrinnmodell beskriver vi ulike steg på veien mot å nå det store målet om alt i ett søk:

Modellen består av fire hovedsteg med flere tilhørende trappetrinn/oppgaver

  • Kartlegge de fysiske og digitale arkivene ved hjelp av en arkivanalyse
  • Digitalisere papirarkivet
  • Samle og verdiøke historiske baser
  • Samle og verdiøke produksjonsbaser

Hvor i denne trappa befinner din virksomhet seg?

Ulike virksomheter har ulike behov, befinner seg på ulike stadier, og oppgavene i trappa må selvsagt tilpasses. Mange har allerede digitalisert papirarkivet, men en kartlegging av det digitale materialet kan likevel være nødvendig. Kanskje vil kartleggingen avdekke behov for samling og verdiøkning av datagrunnlaget. Kartleggingen legger grunnlaget, uansett om virksomheten skal kjøre hele prosessen i en operasjon, alle stegene i modellen, eller om en ønsker å gjøre det i flere omganger.

For å nå det store målet om enkel tilgang til digitalt arkivmateriale, alt i ett søk og økt selvbetjening, er det altså avgjørende å se det store bildet. Vi har tidligere sett eksempler på virksomheter som har digitalisert sine papirarkiver uten å ha en god nok helhetlig plan, hvor det har vist seg i etterkant at digitaliseringsprosjektet ikke ble gjennomført godt nok i forhold til virksomhetens overordnede målsetning om enkel tilgang.

Det holder som regel ikke å bare skanne papirarkivene – man må se helheten. Hvordan skal det skannes, og hva skal man gjøre med det allerede digitale materialet for å sikre at alle arkivkildene til slutt kan leve sammen?

Den nevnte trappetrinnmodellen kan benyttes til å samle og rydde i datagrunnlaget, en kvalitetsheving som legger til rette for å enklere finne og dele etterspurt informasjon.

Vi i Geomatikk IKT kan bistå med alle aktivitetene i trappetrinnmodellen og presiserer at alle aktiviteter vil være i tråd med dagens arkivlovgivning.

Når datagrunnlaget er samlet og ryddet, kan dataene integreres mot hvilket som helst arkivsystem eller fagsystem, og enkelt tilgjengeliggjøres, finnes og deles via én felles søkeportal.

Ta kontakt for mer informasjon om innholdet i de ulike trappetrinnene, og for å diskutere hvor i trappa din virksomhet befinner seg, samt hva som skal til for å nå det store målet.


Runar Walderhaug
Rådgiver arkiv og digitalisering
runar.walderhaug@geomatikk-ikt.no
Tlf: 906 41 188