La oss samle og rydde, slik at du kan finne og dele arkivet!

Arkiveksperten Runar

Hva skal til for å samle og rydde arkivene, slik at dere kan finne og dele det dere leter etter? I videoen under kan du høre vår arkivekspert Runar fortelle litt om dette temaet:

Har dere som kommuner satt dere et mål om hva dere ønsker å oppnå med et ferdig digitalisert arkiv? Vi i Geomatikk IKT kan hjelpe dere med å nå målene deres ved å samle og rydde, slik at dere kan finne og dele!

Hva betyr dette?

Tenk dere en situasjon hvor dere både har papirarkivene som skal gjøres digitale, samt sakssystemene sine arkiver som er digitale, med historisk1, historisk2, produksjonsbase, og i tillegg skal vi i fremtiden inn med noe som heter e-byggesak som har sin måte og metode å navngi dokumenter på – Tenk om dere kunne fått alt dette her enhetlig. Det er nemlig dette vi jobber for.

Men hvorfor vil vi ha det slik?

Jo, det er fordi vi ønsker å få tak i dokumentene. Og hvorfor ønsker vi å få tak i dem? Fordi de er etterspurt av både innbyggere, utbyggere og næringsliv generelt i en kommune -og ikke minst så har vi ansatte i kommunen som etterspør disse dokumentene. Da er det veldig greit å ha alle dokumentene tilgjengelig på en enkel, digital og lett søkbar måte.

Hvordan oppnår vi dette?

For at vi skal nå målene som er satt for arkivene må det gjøres enhetlig, og for å kunne gjøre dette enhetlig må vi ha en ryddig prosess rundt det. Vi må finne ut av hvilke metadata og strukturer dere skal ha i arkivet for at dere skal klare å finne frem. Det er dette vi legger i å «rydde» i arkivene.

Dette er i utgangspunktet en tidkrevende jobb. Dere som har undersøkt hva det vil si å gjøre endringer i et datagrunnlag vil sikkert kjenne til at det er meget tidkrevende, såpass at det kanskje er umulig å få gjennomført det. Da kan jeg fortelle at vi har utviklet en ny teknologi med hjelp av AI, eller såkalt maskinlæring, slik at vi enkelt kan gjøre endringer i datagrunnlaget.

Hva har dette å si for meg?

Det at vi får til å samle alle arkiver gjør at vi kan vi sette opp èn enkelt portal, gjøre et enkelt søk etter eiendomsdokumenter, og dere vil finne det dere søker etter. Den ideelle situasjonen vil være at hvis du ikke finner dokumentet, så eksisterer det ikke.

 

Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe din virksomhet med å samle og rydde arkivet!