Trender i tiden – arkiv og digitalisering

Begrepet digitalisering brukes om konvertering av analoge data til digitale, men også om innføring av digital teknologi som effektiviserer prosesser og endrer hverdagslivet. I Geomatikk IKT jobber vi med begge deler.

Det kommer stadig flere områder som skal digitaliseres og bruken av papirarkivene skal helst reduseres. Arkivverket oppfordrer forvaltningen til å digitalisere sine papirarkiver og med begrenset mottak av nye papirarkiver sliter mange kommuner og statlige institusjoner med å oppbevare sine papirarkiver på en forsvarlig måte. Papirarkivene trues blant annet av flom, brann og nå sist hos Riksarkivet, skjeggkre.

Arkiveierne bruker ofte mye tid på å finne frem i papirarkivene og man har ulike arkiver, som elektroniske journaler med papirarkiv, elektroniske historiske baser og produksjonsbaser. For objektarkiv som blant annet byggesak, delingsak, personal og elevarkiv vil man i enkelte tilfeller måtte lete i alle kildene for å få et komplett bilde, noe som kan være svært ressurskrevende.

Vi i Geomatikk IKT jobber hardt for å bedre denne situasjonen. Vi digitaliserer papirarkivene og kategoriserer dataene slik at de er lett gjenfinnbare. Metadata fra journalen kan selvfølgelig tas med. Vi bruker maskinlæring på historiske baser og får automatisk kategorisert disse på samme måte som papirarkivet og får dermed samlet papirarkivene og de historiske elektroniske basene på ett sted, i vårt digitale arkivsystem braArkiv. Vårt neste steg er kunne koble dette opp mot produksjonsbasen slik at alle dataene på et objekt kan nås fra én kilde, braArkiv.

Når alle data er samlet på ett sted, ryddet og kvalitetshevet, vil neste naturlige steg være å dele dataene med publikum. Her er doctorg et naturlig valg, hvor man kan man styre tilganger og automatisere innsynsbegjæringer.

Nysgjerrig? Ta kontakt!

Skrevet av
Geir Harbak
Rådgiver, arkiv og digitalisering
geir.harbak@geomatikk-ikt.no
Tlf: +47 918 58 480